5 hábitos de e-mail de pessoas muito produtivas

Ping! Verificar email. Ping. Verifique o e-mail novamente. Ping. Verifica. Ping. Verifica. Ping. Verifique.

Se você é como a maioria das pessoas que ficam sentadas na frente de um computador o dia todo, provavelmente se parece com você: Quando você não está respondendo a um e-mail, está procurando para ver se você tem novos. Então, quando algo novo chega, você lê, debate como responder, e então considera que consome muito tempo no momento. Voltarei a isso mais tarde ', você pensa. E se não há nada de novo, você está se perguntando nervosamente por quê. É porque minha caixa de entrada está cheia ?! Então, você continua checando a cada 15 segundos até que algo apareça ”enquanto isso, excluindo todo o lixo eletrônico que entupiu sua caixa de entrada.

Mas uma vida amarrada ao seu e-mail significa aqueles outros projetos que você deseja e precisam fazer ”sejam eles grandes relatórios ou tarefas pessoais” podem ser adiadas por dias, semanas ou meses. Sem mencionar que um novo estudo canadense descobriu que a hiper verificação de seu e-mail pode deixar você (surpresa!) Mais estressado. Por isso, pedimos a cinco pessoas que têm uma enxurrada de e-mails para responder que nos contassem como controlam sua caixa de entrada.

Leia as estratégias para lidar com a fenda profunda e escura dos e-mails.

> Eu faço muitas verificações rápidas de e-mail ao longo do dia para ver se há algo de alta prioridade e urgente que chegou, mas eu só aloco duas vezes por dia para lidar totalmente com o e-mail que se acumulou. Ao agrupar todo o processamento pesado de e-mail em partes maiores, posso ser muito mais eficiente e reduzir a sensação de trocar de tarefas constantemente.

”Jacob Bank, cientista da computação, cofundador e CEO do aplicativo de calendário Timeful

Eu respondo às prioridades o mais rápido possível e mantenho a correspondência clara e super positiva. Sabendo que nunca vou receber todos os e-mails, priorizo ​​as pessoas que estão pedindo ajuda e oportunidades que apóiam minha intenção. Eu também não tenho medo de usar o! para altas prioridades ou efeito dramático.

”Tara Stiles, instrutora de ioga, autora da dieta Make Your Own Rules (US $ 25, amazon.com) e parceira de fitness da W Hotels

O e-mail funciona para um dia rápido- correspondência hoje, mas quando tenho algo importante para discutir ou decisões a serem tomadas, pego o telefone. É sempre melhor ouvir a pessoa do outro lado ”, a inflexão em sua voz. Muitas vezes, os emails podem ser mal interpretados.

Eu descobri que tratar meu e-mail online como um correio de correio faz maravilhas. Eu criei pastas: tudo, desde a pasta da mãe, pasta da aula de treino, pasta da clientela de celebridades, pasta da casa, pasta da casa de campo, pasta médica, pastas da criança, etc. Com e-mails organizados em categorias, posso facilmente realizar minhas três etapas ¦encontrar, agir ou exclua. Você também precisará cancelar a assinatura do lixo eletrônico. O volume de lixo eletrônico é enorme e gastar tempo excluindo cada um está tirando um tempo precioso de você. Por fim, priorize os e-mails que precisam de atenção naquele dia específico. Clico em responder e arrasto-os para o canto da minha área de trabalho se não conseguir acessá-los naquele momento, caso contrário, uso minha outra regra, não deixe uma solicitação por e-mail ”, responda o mais rápido possível.

”Kathy Kaehler, treinadora de celebridades, autora e fundadora do Sunday Set-Up, um clube de alimentação saudável

Tento responder aos e-mails assim que os vejo, caso contrário eles podem ser empurrados para baixo na caixa de entrada e podem ser ignorados. Eu recomendo que você seja responsivo, mas não supérfluo. Ao responder rapidamente e escrever e-mails curtos e não floridos, você pode criar uma imagem de eficiência e atenção. Mesmo palavras curtas como 'Obrigado' ou 'Entendi' irão ajudá-lo a construir uma cultura de confiança e sinalizar que você está sempre pronto para receber.